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Challenge

Nettoyer la base tiers et automatiser les contrôles du couple Société / Compte bancaire pour réduire le risque de fraude.

Solution

Mener un audit complet de la base tiers de Décathlon : analyse des erreurs et anomalies et corrections des données en masse.

Résultat

Une base tiers sans erreurs en 4 mois et plus de risques de non-mise en conformité des tiers le cadre de la Loi Sapin II.

A PROPOS : Decathlon est une entreprise française de grande distribution de sport et de loisirs, créée en 1976 par Michel Leclercq.

90 000 collaborateurs

22 280 fournisseurs

43 pays

SIEGE SOCIAL : Villeneuve-d'Ascq

SECTEUR : Grande distribution

michele
Temoignage de Michele Bruno, CFO et Trésorier
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Nettoyer sa base tiers via l'audit et travailler
avec des données fournisseurs fiables,
en phase avec la Loi Sapin II

Contexte et enjeu

Ces dix dernières années, Decathlon a été victime de plusieurs tentatives de fraudes, dont 3 cas non détectés par les services et qui ont heureusement échoués grâce aux contrôles des banques des bénéficiaires . Face à ce risque grandissant, la Direction financière de la Société a pris la décision de renforcer les contrôles du couple Société / Compte bancaire pour lutter contre la fraude au virement.

Avec Trustpair, la Direction Financière ne se satisfait plus de contrôles de cohérence dans l’urgence, elle profite désormais d’une base d’environ 15 000 tiers actifs avec des données fiables et des contrôles validés pour chacun de ses fournisseurs.

 

“Avec la méthodologie de contrôle Trustpair, il ne s’agit plus seulement d’un contrôle de cohérence mais d’une confirmation exacte de la validité du tiers : il n'y a plus de risque.”

Nettoyage de la base et révision des processus internes en profondeur

Dans la base de plus de 22 288 tiers, l’équipe se retrouvait souvent face à la situation de rejets bancaires car on traitait des vieux comptes pas mis à jour. On payait des factures au nom de la société A et on payait sur la société B, car personne n'avait pris la peine de vérifier la facture et demander le changement des coordonnées ou du nom de la société.

Une remise en cause des process de A à Z pour plus d’efficacité et de performance

Cette situation était récurrente car l’équipe ne pouvait pas vérifier que les contrôles avaient bel et bien été faits par les opérationnels. Au moment de modifier les nouveaux IBAN : l’équipe effectuait des contre-appels téléphoniques, et toutes les démarches associées. Mais il arrive que les personnes oublient.

“Les humains font des erreurs, il est difficile d’arriver à rivaliser avec la précision des serveurs et de l’intelligence augmentée.”

Avec Trustpair, en 30 secondes, on obtient une information qui est fiable avant de prévoir quelconque paiement avec un fournisseur. Parfois, les contrôles prennent plus de temps, car on délègue des contrôles complémentaires effectués par les équipes de Trustpair.

L’automatisation des contrôles et l’externalisation des contrôles complémentaires nous permettent de dégager du temps en interne pour ne pas avoir à faire de contre-appels téléphoniques ou autre action de contrôle manuel. 

Désormais, les équipes de Decathlon mènent des contrôles renforcés uniquement lorsqu’il y a une réelle expertise à apporter car des anomalies sont remontées par Trustpair. C’est dans ces cas-là que l’équipe apporte ses compétences et son expertise et démontre une valeur ajoutée. 

Passer de ⅓ d’erreurs à une base de donnée sans erreurs pour être en phase avec la loi Sapin II

Chez Decathlon, la Direction financière travaillait au quotidien avec une base fournisseurs de plus de 15 000 fournisseurs actifs sur 22 288 paires en base enregistrées depuis matuzalem. Cependant, l’équipe n’avait aucune visibilité sur l’état réel des tiers : il y avait-il des doublons? Des fournisseurs avaient-il été mal créés ? Tous les fournisseurs étaient-ils réellement actifs ? Des sociétés avaient-elles fermé ?

“Nous nous sommes posés la question suivante : les données de notre base tiers sont-elles correctes ? Trustpair nous a vite apporté la réponse lorsque la restitution de notre base tiers annonçait ⅓ d’erreurs.”

Le but du jeu en adoptant Trustpair était de nettoyer la base via l'audit et d'avoir une base fiable tous les jours en utilisant l'outil d’audit en continu. Ainsi, l’équipe est constamment sereine d’avoir une base tiers propre, et est alertée en temps réel de changements des tiers dans la base tiers.

L’audit restitué par Trustpair a permis à la Direction financière de Decathlon de découvrir des grosses erreurs et de respecter les nombreuses procédures imposées par la Loi Sapin II. Cette dernière implique de mettre en place des procédures de KYS (Know your Supplier) et aussi d’être garant de la propreté des informations de nos fournisseurs. 

Visuel Testimonial Decathlon

“Avec toutes les restrictions et amendes qui peuvent tomber : l’Audit Trustpair nous a permis de nettoyer la base pour être en phase et ne plus être à risque avec des possibles amendes relatives à la Loi Sapin II. ”

Investir du temps pour en gagner plus tard 

Le projet d’Audit avec Trustpair pour nettoyer la base tiers s’est déroulé en 4 étapes :


1. Extraction de la base tiers

Le premier pilier pour mener à bien le projet de nettoyage a été d’extraire la base selon le cahier des charges technique de Trustpair, et leur transmettre. Cette étape nécessite une réflexion en amont autour du paramétrage technique de la base afin d’établir les champs qui pourront relever les erreurs : fournisseur actif, inactif, etc. C’est une étape clé de l’audit : standardiser la donnée pour faciliter le traitement.

2. Restitution d'audit de trustpair 

Le deuxième pilier de la stratégie de nettoyage de la base tiers, est pris en charge par la technologie Trustpair. En quelques heures, la solution livre une synthèse 360° de l’ensemble de la donnée liée aux fournisseurs avec différents statuts : favorables, défavorables, et anomalies.

3. Analyse de l’audit

Le troisième pilier pour s’assurer d’avoir une base tiers propre est de prendre le temps d'analyser le retour d'audit. C’est l’étape la plus constructive car elle permet de bien comprendre les erreurs de procédures de contrôles internes faites dans le passé. Pourquoi  un IBAN est-il incorrect ? Pourquoi le numéro de TVA indiqué ne correspond-il pas au fournisseur ? etc.

“Lors de cette étape d’analyse de l’audit, nous avons eu une chance immense d’être accompagnés par Claire, Customer Success Manager chez Trustpair. Nous avons passé du temps ensemble à analyser les retours d'audit pour bien comprendre les types erreurs. Cet accompagnement nous a permis de prendre des décisions : ajuster le processus interne de contrôle pour éviter les futures erreurs et corriger la donnée fournisseur existante.”

4. Corrections et révision des process de contrôle interne


Avec la restitution d’audit et l'accompagnement de Trustpair, nous avions tous les outils en main pour corriger les données de nos tiers. La technologie Trustpair propose des suggestions intelligentes de donnée de Société (TVA, SIRET, ou équivalent étranger), cela permet de gagner beaucoup de temps au moment de la correction des tiers présentant des anomalies. 

En quatre mois, nous sommes passés d’une base tiers comprenant plus de 6 505 erreurs et anomalies, à une base entièrement saine. Nous avons également pu mettre en place de nouveaux systèmes de contrôle interne pour ne pas répéter les mêmes erreurs faites dans le passé.

“Nous avons choisi Trustpair pour les valeurs qu’elle intègre : la co-construction de la solution, l’écoute des clients, la flexibilité, le dynamisme et l’agilité.”

Les résultats

Plus de risques de non-mise en conformité des tiers

Avec la Loi Sapin II, les Directions financières doivent mettre en place des procédures de KYS et être garants de la propreté des informations de nos fournisseurs. Avec toutes les restrictions et amendes qui peuvent tomber : l’audit Trustpair a permis à Décathlon de nettoyer la base pour être en phase et ne plus être à risque avec ces amendes (jusqu’à 1 million d’euros par entreprise).

Une base de tiers sans erreurs en seulement 4 mois 

Près de 4770 lignes de tiers ont été supprimées ou corrigées grâce à la suggestion automatique de la donnée par Trustpair, soit un tiers de la base tiers des fournisseurs chez Décathlon. Grâce à cela, les erreurs de paiements sont évitées et l’équipe est sereine face au respect des procédures de contrôle et le risque de fraude dans le futur. L’audit continu de la base tiers permet à l’équipe financière de Decathlon d’être alerté en cas de changement de statut, et donc de maîtriser la donnée dans le temps.

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