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Challenge

Fiabiliser les contrôles de coordonnées bancaires des fournisseurs avant de créer et modifier les informations tiers dans les bases.

Solution

Mise en place du module de contrôle de RIB automatique pour l’équipe Trésorerie du Groupe.

Résultat

Une centaine de RIB contrôlés mensuellement avec un temps moyen de 2 min par contrôle et un niveau de fiabilité de 100%.

A PROPOS : Le groupe Dehon est une entreprise familiale fondée en 1874, spécialisée dans le conditionnement de gaz réfrigérant vendus en vrac et/ou en emballages puis devenue leader dans les produits chimiques de spécialité et dans son activité automobile (climatisation et liquides de refroidissement et lave glace entre autres).

550 collaborateurs

5000 fournisseurs

40 pays

SIEGE SOCIAL : Paris

SECTEUR : Chimie

etienne mechain
Témoignage de Monsieur Etienne Mechain, Responsable Financier
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Simplifier et fiabiliser les contrôles de RIB
avec un outil technologique

Contexte et enjeu

La Direction financière de Groupe Dehon gère plus de 5000 tiers parmi 8 filiales du groupe, sans compter les 50 filiales étrangères. Comme de nombreuses ETI et Grandes Entreprises, les équipes financières du Groupe était impactées par une perte de temps phénoménale dédiées aux contrôles des RIB, et surtout, elles n’étaient pas en mesure de vérifier toutes les références bancaires (parfois non-vérifiables).

Sans bouleverser le processus de paiement de la Direction financière : l’outil de contrôle de RIB Trustpair est venu s’immiscer dans le workflow habituel de l’entreprise : du logiciel comptable IRIS au protocole de paiements EBICS TS, les équipes sont aujourd’hui tranquillisées quand il s’agit de valider les coordonnées bancaires des tiers.

“Dès que nous avons reçu nos accès personnels, nous avons pu utiliser l’outil tout de suite. Avec ce module de Contrôle de RIB, vous n’avez qu’à saisir un identifiant de société et un IBAN, et vous avez une réponse dans l’heure.”

Fiabilité inédite et sécurité des processus

Une solution sécurisée et approuvée par les commissaires aux comptes

Les commissaires aux comptes qui accompagnent le Groupe Dehon sont très pointilleux sur la sécurité et étaient très attentifs aux procédures précédentes. Cette solution les a fortement rassurés. L’assurance de cette fiabilité d’information est très rassurante également pour la Direction Financière.

“La prise en main de l’application s’est faite très facilement, et la plateforme est ultra-simple d'utilisation. D'autant mieux adopté, l’outil était très attendu. Nous sommes ravis d'avoir un outil qui puisse nous permettre de dire qu'un contrôle d'IBAN est fiabilisé à 100%.”

Avant, lorsque les trésoriers devaient vérifier des coordonnées bancaires, il était obligatoire de contacter en direct les tiers concernés  par un circuit qui n’était parfois pas le numéro de téléphone sur la facture, et qui nécessitait de se renseigner sur societe.com pour avoir un numéro officiel ou par le biais des acheteurs pour avoir un numéro de téléphone différent de l’interlocuteur comptable . Ces contrôles faisaient perdre beaucoup de temps ! L’arrivée de l’outil de contrôle automatique a largement simplifié la tâche sur cette question.

Une séparation des tâches pour maîtriser les risques

Afin de renforcer la sécurité du processus P2P de Groupe Dehon, la Direction financière a opté pour le principe de séparation  des tâches. Les équipes comptables créent la fiche tiers sans indiquer les références bancaires, puis l’équipe Trésorerie se charge de saisir l’IBAN correspondant à la fiche tiers (qu’il s’agisse d’une création ou modification de RIB) après un contrôle dans l’outil Trustpair. Il en est de même pour les personnes qui valident et déclenchent les paiements. Ce système séparé permet une meilleure gestion des risques.

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“Au-delà d’un réflexe, Trustpair est devenu une obligation. L’équipe ne valide plus un IBAN si Trustpair ne nous l’a pas confirmé.”

Hausse de la productivité de l’équipe Trésorerie

Les Trésoriers et utilisateurs de la plateforme Trustpair, ont pour rôle de saisir l’IBAN correspondant dans la fiche tiers préalablement créée par la comptabilité à partir de la facture. C’est à cette étape du processus, que ces derniers se doivent de contrôler la validité de l’IBAN et sa correspondance avec l’entreprise tierce. Le contrôle automatique avec Trustpair leur évite la lourdeur des tâches de vérifications, et leur permet de se concentrer sur l’essentiel de leur métier.

“Je recommande vivement Trustpair car c’est un outil ultra-rapide et fiable”

Les résultats 

Contrôler un RIB prend désormais 2 minutes

Avant l’automatisation du processus de contrôle des RIB, l’équipe prenait en moyenne 20 minutes à effectuer le contrôle en comprenant des tâches chronophages telles : la recherche de numéros de téléphone officiels, les éventuels contacts avec les équipes achat en interne  et les contre-appels. Aujourd’hui dans 90% des cas, un contrôle est validé par Trustpair en moins de 2 minutes.

Fiabilité à 100% des contrôles confirmés par Trustpair

Le module de contrôle de RIB délivre une évaluation binaire du risque : soit la restitution est favorable, soit elle est défavorable. Cette dernière nous permet donc de prendre des décisions quant à la création ou modification d’une information de tiers en base. Et surtout, nous sommes certains de la fiabilité du contrôle, contrairement à la méthode de contrôle manuel que nous réalisions auparavant.

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