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Challenge

Simplifier et fiabiliser le processus de contrôle de RIB au sein de la base tiers et maîtriser la donnée fournisseurs pour sécuriser tous les paiements.

Solution

Utiliser la plateforme Trustpair pour contrôler les RIB, effectuer un audit de la base tiers et mener un projet de nettoyage de la base pour assainir et maîtriser les données dans le temps.

Résultat

La responsable comptable est rassurée lorsqu’elle engage sa responsabilité sur la véracité des RIB. ¼ des données tiers ont été enrichies automatiquement grâce à des identifiants de société suggérés par l’outil.

A PROPOS : Laboratoire international spécialisé dans le fractionnement du plasma, le Groupe Octapharma concentre son savoir-faire dans la recherche et le développement, la fabrication et la commercialisation de protéines à usage thérapeutique.

9 307 collaborateurs

1000 fournisseurs

118 pays

SIEGE SOCIAL : Lachen, Suisse

SECTEUR : Parmaceutique

fanny harquel
Temoignage de Madame Fanny Harquel, Responsable Comptabilité
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Maîtriser la donnée du référentiel fournisseurs
pour engager une responsabilité en toute sérénité

Contexte et enjeu

Arrivée il y a 3 ans en tant que Responsable Comptable au sein de la Société Octapharma, Madame Harquel s’assure que la comptabilité soit tenue à temps, que les factures soient payées aux bons fournisseurs et que les comptes représentent bien la réalité de l'activité. 

Un jour, la société a réceptionné une lettre d’un fournisseur (issu du TOP 3 des fournisseurs partenaires de l’entreprise) demandant de modifier un RIB. Très insistant auprès de différents membres de la Direction financière, cette dernière a eu un doute. C’est à ce moment même, que la responsable comptable a décidé qu’il était temps d’équiper son service d’une solution de détection des fraudes au virement pour ne plus avoir à revivre ce type de situation.

“Trustpair est un outil utile pour diminuer le risque de fraude, et qui rassure les personnes qui engagent leur responsabilité, aussi bien la Direction financière que les Dirigeants d’entreprise.”

Rassurer la Direction financière et les Dirigeants sur le risque de fraude

Risquer d’engager sa responsabilité sur des processus faillibles

Avant de faire appel à la solution Trustpair, l’équipe opérait un contrôle manuel à chaque demande de changement de RIB, faisant l’objet de plusieurs modifications par semaine. Ce processus consistait simplement à appeler le fournisseur émetteur de la facture, afin de s’assurer qu’il s’agisse bien d’une vraie demande de modification de RIB. En charge de valider les RIB, Fanny Harquel n’était pas entièrement rassurée par cette méthode. Il était difficile de se persuader que les contrôles étaient effectués de manière pertinente et efficace pour chacun des tiers. Et surtout, il n’y avait aucune visibilité sur les vérifications effectuées.

“Lorsque je valide le RIB dans SAP et que j’envoie une facture, j’engage entièrement ma responsabilité et je ne me sens pas toujours en confiance. On ne peut jamais être sûr à 100 % de la véracité du tiers en face de nous.”

Comme première action de sécurisation, la Direction financière a envisagé de mettre en place un questionnaire rappelant la date et l’heure du contrôle. Mais des failles persistaient ; notamment la véracité de la source du numéro de téléphone recherché sur Internet ou trouvé dans des emails. A chaque réception de lettre de changement de RIB, la sérénité n’était pas au rendez-vous et la menace d’une nouvelle tentative de fraude persistait.

Mise en place de processus digitalisés et sécurisés

Aujourd’hui, les processus de contrôles des coordonnées bancaires digitalisés et sécurisés permettent de mieux collaborer avec le service achat. Ce dernier est responsable d’entrer dans le système les données tiers et notamment les identifiants d’entreprise (TVA, SIRET, SIREN et KBis).

Grâce au processus de siretisation (facilité par la solution Trustpair) du référentiel tiers dans SAP, la Direction financière est capable de vérifier dans le système la présence ou non de doublons. A son tour, la comptabilité va saisir le RIB dans Trustpair et faire suivre l’email de validation à la Direction comptable pour que cette dernière valide l’email et saisisse le RIB dans la base tiers.

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“Le processus de contrôle est simplifié avec la solution Trustpair, la Direction financière est rassurée et surtout, elle n’a plus besoin de perdre de temps à effectuer des contrôles manuels pour vérifier les coordonnées bancaires d’un fournisseur.”

Du recoupement manuel de données à un audit en continu de la base tiers

Vision 360° et reporting

Annuellement, le département comptable a pour habitude de traiter et bloquer manuellement les comptes à risques dans le référentiel fournisseur. Sans aucune vision de l’état de la base tiers, il s’agissait de recouper manuellement les données de fichiers Excel de plusieurs centaines de lignes en espérant repérer tous les doublons et anomalies. Avec l’audit continu de la base tiers, le travail de campagne de blocage est simplifié.

“Avec l’audit Trustpair, je me suis rendu compte qu'il y avait des fournisseurs qu'on n'utilisait plus depuis plusieurs années. Et maintenant qu'on a tous les numéros de SIREN et SIRET renseignés dans notre base, on est certain qu’il n’y a pas de doublons. On y voit plus clair sur l'état de notre base tiers.”

Récemment, un compte-rendu de l’état de santé de la base tiers a été émis à la Direction Financière de l’entreprise. Ce dernier met en évidence l’évolution du projet de nettoyage de la base tiers, et permet de recenser les cas encore identifiés comme “anomalies*” sous forme de graphique. Avec ce document de reporting généré directement dans la plateforme, la Direction financière y voit claire dans les actions restantes à mener pour obtenir une base tiers sans erreurs, et pérenniser la sécurité de l’intégralité de ses paiements. 

“Merci au service client très réactif qui est toujours à l’écoute lorsqu’on a une question ou une remarque. Au moindre soucis, l’équipe est joignable : on sent qu’il y a un vrai accompagnement.”

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