keys_Asset_management-removebg-preview-1

Challenge

Garantir la sécurité des paiements et la fiabilité des bases de données tiers dans un environnement technique multiple et digitalisé.

Solution

Fiabilisation des processus de paiements grâce au connecteur natif Trustpair pour Allmybanks et le nettoyage des bases de données tiers via l’Audit Trustpair.

Résultats

Des processus de contrôle sans faille afin de garantir performance opérationnelle et sérénité pour les signataires de paiements.

A PROPOS : Depuis sa création en 2011, le Groupe Keys Asset Management s’est spécialisé dans le développement et la gestion de fonds d’investissement immobiliers alternatifs et innovants pour le compte d’investisseurs avertis et professionnels.

2500 tiers français et étrangers

Présent dans 3 pays (France, Luxembourg et Monaco)

Environnement technique : Allmybanks (Exalog)

SIEGE SOCIAL : Paris, France

SECTEUR : Gestion de fonds immobiliers

Fabrice Meunier, Directeur Administratif et financier - Keys Reim
Témoignage de Fabrice Meunier, Directeur Administratif et financier
Télécharger le pdf

Sécurisation des paiements et des données tiers

Directeur administratif et financier du groupe Keys Asset Management, comprenant notamment la société de gestion de portefeuilles Keys Reim, Fabrice Meunier est, avec son équipe Finance, responsable de la gestion de la trésorerie des fonds sous gestion de Keys Reim et des actionnaires du groupe Keys Asset Management.

Si l’entreprise n’a pas fait l’objet de tentatives de fraude par le passé, les nombreux virements bancaires émis quotidiennement ont amené l’équipe Trésorerie à déployer des solutions pour renforcer la sécurité des processus de paiements, et à remettre en question l’intégrité des données tiers présentes dans les bases.

“Étant l’un des deux signataires de paiements, le fait d’engager ma responsabilité sur chaque virement est une préoccupation permanente."

Objectif du projet : fiabiliser les données tiers de la saisie en base, jusqu'au paiement

Pour lancer le projet de sécurisation des paiements, l'équipe Trésorerie décide de mettre en place le connecteur natif Trustpair pour Allmybanks (Exalog). En effet, Keys Asset Management a mis en place différents outils digitaux sur une période récente et la connexion entre ces outils reste à parfaire, ce qui rend la fiabilité des données de tiers plus complexe à garantir. De plus, le traitement des données fournisseurs est géré dans des outils comptables externalisés. L'intégration de Trustpair dans l’outil de trésorerie Allmybanks a su convaincre l’équipe de se lancer dans le projet.

“Le principal enjeu pour nous est que nous ne bénéficions pas des fonctionnalités de comptabilité fournisseurs de l’outil comptable, de part l’externalisation de la comptabilité. La génération des fichiers de paiement est donc faite directement par l’outil de validation des factures fournisseurs.“

Une solution intégrée au système de Trésorerie Allmybanks

Etape 1 : contrôle des IBAN et nettoyage des bases tiers

Lorsque l’équipe Finance initie le projet avec Trustpair, le connecteur Exalog n’existe pas encore. La première étape consistait donc à se concentrer sur la fiabilisation des contrôles des IBAN fournisseurs, ainsi que le nettoyage des bases de données tiers avant de connecter les outils entre eux.

Pour cela, ils ont utilisé la solution de contrôle unitaire Trustpair afin de vérifier systématiquement les IBAN des nouveaux tiers.

Le projet s'est poursuivi par un audit des référentiels tiers, permettant d'identifier un volume important de doublons et de données d’identification des tiers à compléter. L’équipe a pu tester l’intégralité d’une première base de données fournisseurs présente dans l’outil comptable avant d’étendre l’audit à la base de données fournisseurs immobiliers qui est dans le logiciel de gestion immobilière.

“Sans Trustpair, les équipes impliquées dans la chaîne de paiements étaient contraintes de faire confiance aux données saisies dans les bases de données fournisseurs, et de contrôler les paiements sur la base d’IBAN présents sur les factures ou de RIB communiqués par e-mail.”

Etape 2 : déploiement du connecteur Allmybanks et sécurisation des paiements

A la suite de cette première étape projet, le connecteur Trustpair pour Allmybanks était prêt à être déployé. L’audit Trustpair était primordial pour garantir une expérience satisfaisante, car c’est la base que le connecteur va interroger.

Keys Asset Management-trustpair-1

“Grâce à la fiabilisation des contrôles d’IBAN et à l’audit des bases fournisseurs, nous avons pu utiliser la solution de vérification des paiements Trustpair, au travers du connecteur natif Allmybanks.”

L’activation du connecteur Trustpair dans Allmybanks permet à Keys Asset Management d’avoir des données fiables et assure aux signataires, comme Fabrice Meunier, d’initier les paiements en toute sérénité.

“Désormais, nous sommes en mesure de vérifier les paiements directement dans Allmybanks grâce au connecteur Trustpair.”

Les bénéfices de la solution Trustpair et du connecteur Allmybanks

Une équipe opérationnelle plus performante et sereine au moment du paiement

Depuis le lancement du projet, Fabrice Meunier et son équipe ont complètement adopté la solution Trustpair. Une collaboratrice s’occupe de l’on-boarding des nouveaux fournisseurs et utilise la solution de contrôle des IBAN pour fiabiliser les données en début de chaîne. Ensuite, le reste de l’équipe crée les nouveaux bénéficiaires dans le logiciel comptable et l’audit des bases tiers est régulièrement réalisé.

En plus d'apporter sécurité et sérénité à l’équipe Finance au travers du connecteur Trustpair pour Allmybanks, la mise en place de la solution Trustpair a eu un côté rassurant pour le contrôle interne, ainsi que pour les commissaires aux comptes.

“Je recommanderais sans hésiter cette solution aux directions financières, qu’elles soient utilisateurs ou non de Allmybanks. Trustpair fiabilise les ajouts et modifications de bénéficiaires, sans recourir à des processus manuels et donc de fait, lourds, chronophages et faillibles.”

Des processus fluides et un gain de temps pour les équipes

Le premier avantage de Trustpair est un déploiement et une prise en main rapide des différentes solutions. Le résultat des contrôles fournisseurs sur les fichiers de paiement est immédiatement visible dans le système de trésorerie Allmybanks, ce qui garantit aux signataires une totale sécurité, et évite les contrôles manuels des fichiers de paiements. Aujourd’hui, chaque fichier de virement SEPA intégré dans Allmybanks fait l’objet d’un contrôle par le connecteur.

Keys Asset Management-trustpair-2

“Pour 60% des virements, on passe de 3 minutes pour valider un virement à seulement quelques secondes. Le gain de temps est considérable.”

Grâce aux apports de Trustpair dans la réduction des tâches manuelles de contrôle des IBAN, l’équipe Finance de Keys Asset Management s’inscrit désormais dans une dynamique de fiabilisation permanente des données tiers et de déploiement de nouvelles automatisations.

"Merci aux équipes Trustpair pour leur travail de pédagogie et leur disponibilité continue depuis le début de notre relation. C’est réellement du gagnant-gagnant entre Keys Asset Management et Trustpair : plus on maîtrise l’application, plus on aura une application qui garantit une sécurité de la chaîne de paiement de bout-en-bout."

Vous souhaitez échanger avec

des experts de la fraude au virement ?