leaseplan

Challenge :

Contrôler les RIB fournisseurs de manière instantanée et automatisée pour assurer les paiements de ses fournisseurs en temps et en heure et lutter contre la fraude au virement.

Solution :

Déployer une solution de RPA (Robotic Process Automation) via l’intégration d’une API entre l’application Trustpair et le web portail achat afin d’automatiser le processus de création et de contrôle des RIB fournisseurs.

Résultat :

Un processus 100% automatisé avec une sécurité sans faille du processus de contrôle, et donc une diminution drastique de la charge de travail pour les équipes opérationnelles.

A propos : LeasePlan est une entreprise multinationale d’origine néerlandaise spécialisée dans la gestion de parcs de véhicules, créée en 1963. Elle est leader mondial dans ce secteur.

8 000 collaborateurs

2 000 fournisseurs

32 pays

SIEGE SOCIAL : Almere, Pays Bas

SECTEUR : Location Longue Durée

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Témoignage de Joffrey Tabouret, Responsable de la trésorerie et du financement
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RPA : automatiser le processus de contrôle de RIB via l’API Trustpair

Contexte et enjeu

Responsable de la trésorerie et du financement depuis 2019 au sein de la société LeasePlan, Joffrey Tabouret est en charge de la trésorerie opérationnelle, des prévisions de trésorerie ainsi que de la gestion des financements. En plus de ces missions, Monsieur Tabouret revêt la double casquette de responsable du contrôle interne financier de la société.

Le département Trésorerie entretient des relations historiques particulières avec les processus de contrôles de tiers. Les vérifications lors de l’ajout ou de la modification d’un fournisseur n’étaient, auparavant, pas systématiques et présentaient des failles : pas de principe des “quatre yeux” ou de ségrégation des tâches. La société en a d’ailleurs payé les frais, après avoir été la cible d’une tentative avérée de fraude au faux fournisseur en 2018. Depuis, la société a pris conscience de l’importance de ces contrôles dans le but d’assurer la sécurité des paiements.

Avec la réalisation des contrôles de RIB de manière manuelle et faillible, la situation n’était plus tenable. Le risque de fraude, interne comme externe, était omniprésent et une sécurisation renforcée paraissait inévitable.

Des contrôles manuels incertains et insatisfaisants pour les équipes opérationnelles

A la suite d’une tentative de fraude, les équipes Trésorerie de Leaseplan France ont défini des processus manuels visant à contrôler les fournisseurs les plus significatifs. Mais ces dernières, n’étant pas certaines de la fiabilité des données présentes dans leur base fournisseurs, devaient mener des appels et contre-appels auprès de contacts aux coordonnées probablement erronées. Difficile alors d'affirmer la véracité des contrôles.

De plus, ces processus manuels sont extrêmement voraces en temps, prenant presque 1h par jour pour un collaborateur, soit en moyenne 5 minutes par contrôle.

Avant de faire appel à Trustpair, chaque contrôle de tiers était une charge de travail supplémentaire et l’exposition au risque de fraude était élevée. Nous n’étions jamais sûrs à 100% d’avoir à faire au bon fournisseur.

Vers un projet d’automatisation des processus de contrôle de tiers pour plus de sécurité

Etablir un cahier des charges et choisir une solution digitale adaptée 

Suite à une remise en cause des processus existants et l’identification des besoins pour le service, la première étape du projet vise à déployer une solution d'automatisation des contrôles de RIB. L’objectif est double, diminuer  la charge de travail qu'entraînent les contrôles et éliminer totalement les risques de fraude.

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Afin d’automatiser les processus de contrôles et de fiabiliser nos données fournisseurs, nous recherchions une solution complète, nous aidant à mener notre projet en plusieurs étapes et de répondre à notre cahier des charges.

Après une consultation globale du marché pour prendre connaissance des différentes solutions existantes, le choix de l’entreprise LeasePlan France s’est porté sur la solution Trustpair, permettant à la fois de sécuriser les contrôles de tiers mais aussi l’intégralité de la chaîne de paiement.

Assurer le contrôle de la donnée au niveau international

Un autre point important figurant dans le cahier des charges concerne la dimension internationale du projet. Entité d’un groupe présent sur l’ensemble des continents, le projet de la société LeasePlan France a fait écho dans les autres sociétés LeasePlan. La couverture géographique de Trustpair s’est donc révélée un atout de poids pour accompagner le groupe. Ainsi, en plus de sélectionner une solution digitale agile, le groupe a opté pour une technologie capable d'évaluer les tiers, peu importe leur nationalité.

Pouvoir mettre en place des procédures de contrôles réplicable dans tous les pays  est une réelle valeur ajoutée que propose la solution Trustpair.

Aller plus loin avec une stratégie de RPA intégrée aux outils numériques

Mise en place d’une stratégie de RPA via l’API Trustpair

La deuxième étape du projet consiste à mettre en place une stratégie de RPA, afin d’automatiser intégralement l’ensemble des processus relatifs aux contrôles des tiers. 

Le RPA (Robotic Process Automation) consiste à robotiser certaines procédures en faisant appel à un système d’Intelligence Artificielle. En d’autres termes, une entreprise met en place un robot fonctionnant de manière autonome, et capable de traiter rapidement un volume important de données.

Pour rendre possible l'utilisation de ce robot intelligent, LeasePlan France bénéficie de l’API Trustpair, c'est-à-dire un algorithme intégré et connecté aux outils digitaux de l’entreprise. Cette API permet ainsi de relier le robot à l'application Trustpair, solution assurant l’évaluation automatique des tiers.

L’objectif de ce projet de RPA est ainsi d’automatiser intégralement l’ensemble des opérations liées au contrôle de tiers, afin de développer un environnement numérique connecté et sécurisé.

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Le RPA constitue un vrai plus pour nos équipes et nous a permis d'éliminer le risque de fraude externe mais aussi interne qui pesait sur notre entreprise. Nous sommes très confiants pour la suite.

Un projet déployé rapidement et en collaboration avec l’ensemble des équipes impliquées

Avec le soutien d’un chef de projet technique basé en Roumanie et des équipes Trésorerie présente en France, Trustpair a accompagné la société LeasePlan France dans la mise en place du projet de RPA. En seulement deux mois, le RPA était en état de marche et aujourd'hui, l’ensemble des processus sont opérationnels à 100%.

Les équipes commerciales et technique Trustpair se sont montrées très disponibles. Le déploiement de l’API s’est fait en quelques jours sans aucun problème !

RPA : un projet d’automatisation des contrôles des tiers à l’international

Grâce à la technologie Trustpair, LeasePlan France dispose désormais d’un processus de contrôle des RIB entièrement automatisé et fonctionnel. De futures étapes projet sont d’ores et déjà à l’ordre du jour, avec pour objectif de répliquer la stratégie de RPA développée sur la partie France à l’ensemble du Groupe.

Ainsi, LeasePlan France projette de déployer la solution Trustpair à l'international afin qu’elle devienne la solution digitale commune, apportant une sécurisation optimale des paiements opérés par l’entreprise à l’échelle mondiale.

Les bénéfices de la RPA pour les équipes Finance

Diminuer la charge de travail opérationnelle

Avoir recours à une solution de RPA via l’API Trustpair permet à l’entreprise LeasPplan France de réaliser automatiquement et très rapidement chaque contrôle, dégageant du temps précieux aux équipes opérationnelles. La saisie manuelle directe étant maintenant impossible dans le système, cela permet également de supprimer les étapes de contrôles “quatre yeux” ce qui entraîne un gain de temps considérable.

Il n’y a pas eu de freins ou de réticences de la part du service Trésorerie, et déléguer ces tâches à notre robot a considérablement diminué la charge de travail des équipes, ce qui est un réel avantage.

Sécuriser les processus et éliminer les risques de fraudes

En plus de ce gain de temps, les équipes sont rassurées de savoir que les tâches effectuées par le RPA permettent de protéger efficacement l’entreprise des risques de fraudes, tout en assurant un contrôle qualitatif, sans faille et sécurisé.

Avec Trustpair, nous sommes en mesure de contrôler automatiquement et rapidement nos fournisseurs, et d’assurer la sécurité de cette donnée sur le long terme.

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